Commande de prestation pour l'organisation logistique de formations au Liban

Contexte :

Dans le cadre des projets D-Jil et Orient XXI, CFI organise des sessions d'incubation et de mutualisation :

Le projet D-Jil vise à offrir un meilleur accès à l'information pour les jeunes du monde arabe, à renforcer leur culture médiatique et à accroître leur participation au débat public et leur engagement citoyen. L'objectif du projet est de contribuer à la citoyenneté active et à l'autonomie des jeunes, en utilisant comme vecteur les médias en ligne. Ce projet est un projet cofinancé par l'Union Européenne

Le projet Orient XXI a pour objectif de favoriser le développement des sites d'information indépendants du monde arabe. A cette fin Orient XXI veut développer et consolider le réseau de médias qu'il a mis en place visant à renforcer leurs compétences professionnelles et leur structuration. Orient XXI propose de réaliser des projets communs sous la forme de publications d'enquêtes.


Descriptif de l'opération faisant l'objet du marché

Ce cahier des charges a pour objet de définir le besoin relatif à l'organisation logistique des sessions d'incubation et de mutualisation, qui se tiendront du 21 au 25.09.2019 à Beyrouth ou ses environs, évènement pour lequel CFI souhaite recourir à un prestataire extérieur.

Les deux premiers jours les participants aux deux évènements travailleront séparément, le troisième jour il seront tous réunis pour une session commune.

Les participants :

  • Projet D-Jil : 21 personnes dont 18 porteurs de projets développant des contenus informatifs numériques à destination des jeunes, parlant arabe, français ou anglais; certains ne parlent ni français, ni anglais ; 2 formateurs et 1 responsable de projet CFI.
  • Projet Orient XXI : 10 personnes dont 7 rédacteurs en chef ; 2 personnes d'Orient XXI et 1 responsable de projet CFI.

Nombre : 31 participants au maximum.

Pays de provenances possibles : Algérie, Maroc, Tunisie, Libye, Egypte, Palestine, Jordanie, Liban, Syrie, France.


Description des prestations attendues

1/ Mise en oeuvre logistique

Transports internationaux et visas

- Le Prestataire intervient auprès des autorités compétentes du pays pour la gestion des questions logistiques : visas, gestion des renseignements individuels (copies des passeports, documents à fournir, interdits alimentaires, précautions médicales, etc.), commande des transports internationaux.

- Le Prestataire doit réserver et transmettre à chacun des participants les billets d'avion aller/retour (en mettant en copie CFI1) au départ de leur pays respectif. Vols directs si possible, une escale maximum, en classe éco, selon les règles de l'UE. Le prestataire se charge également de récupérer et centraliser toutes les cartes d'embarquement (aller et retour) et de les transmettre à CFI.

- Après acceptation du plan de vol par le participant, toute modification du billet sera prise à sa charge.

- En cas de non présentation au départ, sauf pour des raisons de visa, toute modification sera prise en charge par le participant.

- Tous les frais/remboursements de visas seront compris dans le coût de la procédure de visa et le prestataire devra se charger des remboursements auprès des participants.

Accueil et transports locaux

Le prestataire organise le transport des participants pendant le séjour et notamment :

- Transfert Aéroport / hôtel : organiser l'accueil et les transferts le jour de l'arrivée et le jour du départ. Le prestataire est tenu d'accueillir et de transférer sur le lieu de résidence tous les participants au programme au fur et à mesure de leur arrivée.

- Déplacements Hôtel / lieu de l'évènement, si la distance ne permet pas de prévoir des déplacements à pied.

Hébergement

Tous les participants doivent être logés sur un seul site approprié au public concerné et en chambre simple : le prestataire doit proposer plusieurs endroits à Beyrouth et aux alentours où les chambres des participants se trouvent dans le même bâtiment ou à proximité des salles (équipées selon les exigences mentionnées plus bas).

Restauration

- La restauration des participants doit être prévue pour le petit déjeuner, le déjeuner et le diner. Le petit déjeuner et le diner seront pris à l'hôtel. Le déjeuner sera pris sur le lieu des évènements. Le prestataire sera chargé d'assurer la contractualisation avec un traiteur et l'acheminement du déjeuner sur le lieu de l'évènement.

- Le prestataire doit prévoir des rafraîchissements pendant les pauses du matin et de l'après-midi (café, thé, jus, eau, amuse-bouche ...) ainsi que des bouteilles d'eau pour les participants. Une attention particulière sera accordée à la viande qui doit être halal.

Salles de travail

Les événements doivent avoir lieu dans des salles modulables. Au moins 2 salles sont nécessaires :

- Le 22 et le 23.09.2019 : deux salles séparées, la première avec une capacité de 15 personnes, et la deuxième de 30 personnes.

- Le 24.09.2019 : une grande salle avec une capacité de 40 personnes.

Le Prestataire, en lien avec l'espace sélectionné, devra assurer la prestation technique (système de son, mise en place des ordinateurs, des écrans, des microphones, du vidéoprojecteur…). Le matériel sera toujours prêt avant l'arrivée des intervenants.

Détails besoin équipement salles : des bornes wifi (primordial) dans les pièces où se déroulent les évènements, 1 vidéoprojecteur, 1 poste fixe d'ordinateur + imprimante, des multiprises pour permettre le branchement de plusieurs ordinateurs dans chaque salle.

Equipe technique

Des équipes techniques seront à la disposition des participants (accueil, hébergement, restauration, techniciens spécialisés si besoin – vidéo, son, informatique).

2/ Autres livrables attendus

Le prestataire devra produire :

  • Un dossier de présentation des prestations proposées
  • Une fiche logistique
  • Un guide pratique : détails de l'organisation du séjour, adresses et contacts importants, plan de la ville où l'événement est organisé, numéros de téléphone des personnes de contact et numéros d'urgence. Il devra être transmis sous format électronique avant le départ et remis sous format papier à l'arrivée aux participants.

3/ Prix du marché et conditions de règlement

Les prix seront exprimés hors taxes, en euros, en utilisant le modèle de bordereau des prix annexé.

Ils sont réputés forfaitaires et incluent notamment :

  • Les charges fiscales et parafiscales frappant obligatoirement la prestation ;
  • Les frais d'étude et d'établissement du devis ;
  • Les frais de secrétariat et notamment de reprographie.

Le montant des factures sera majoré de la T.V.A. au taux en vigueur au moment de l'établissement de la facture.

4/ Condition d'envoi des offres

Les offres comprendront :

  1. Une présentation de la structure candidate
  2. Une proposition technique détaillée
  3. Une proposition financière détaillée

Les prix seront exprimés HT. Le prix sera ferme pendant toute la durée d'exécution du contrat.

Le règlement des prestations sera réalisé à la fin de l'évènement, au moyen d'un virement bancaire, dans un délai de 30 jours fin de mois à compter de la réception de la facture. Un acompte de 40% sera versé à la signature du contrat de prestation.

5/ Sélection des offres

CFI procédera à l'examen des offres au regard des critères et de leur pondération définis ci-après :

  • Service billetterie / 5
  • Service visas / 5
  • Service transferts locaux / 5
  • Choix hébergement et restauration / 5
  • Choix espace de co-working (avec équipement technique des salles) / 5
  • Mise à disposition de fiches logistiques pour chaque événement / 5
  • Offre financière / 5

La notation est effectuée sur un total de 35.

La structure ayant obtenue la meilleure note sera sélectionnée.



Date de rendu 
29 juillet 2019
À l'intention de 
Hamza Dridi
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